De besloten vennootschap Xelio B.V. (verder te noemen “Xelio”)is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
Xelio
Twentepoort Oost 18b
7609 RG Almelo
085 0220584
info@xelio.nl
https://www.xelio.nl
Persoonsgegevens die Xelio verwerkt
Xelio verwerkt persoonsgegevens van cliënten wanneer zij gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Voorletters
- Titels
- Functie
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer (bij het verwerken van de salarisadministratie)
Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch. Andere, dan bovenstaande bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die Xelio verwerkt
Xelio verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u of uw werknemers:
- Burgerservicenummer (BSN);
Xelio verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend indien deze benodigd zijn voor de met onze cliënt overeengekomen dienstverlening.
Met welk doel en op basis van weke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Xelio verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Identificatie, klantacceptatie en het opstellen van een risicoprofiel in het kader van de Wwft ;
- Voor het verrichten van onze dienstverlening;
- Als Xelio hier wettelijk toe verplicht is of als regelgeving opgelegd is voor het uitvoeren van onze opdrachten of te voldoen aan dossiervorming.
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- U te informeren over wijzigingen in wet- en regelgeving gerelateerd aan onze dienstverlening;
- U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
- Het verzenden van onze nieuwsbrief;
Geautomatiseerde besluitvorming
Xelio neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Xelio) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Xelio bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die wij dienen te volgen.
Delen van persoonsgegevens met derden
Xelio verstrekt uitsluitend gegevens aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hiertoe valt tevens het inzagerecht van instanties als de Belastingdienst, politie en justitie of toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP), wanneer zij deze op grond van de wet bij ons opvragen.
Met organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten.
In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe deskundigen zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het kader van een met de cliënt overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval zullen wij deze gegevens niet zonder toestemming van de cliënt verstrekken aan deze externe deskundige(n).
Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
Website
Ten aanzien van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Xelio gebruikt technische, functionele, analytische en tracking cookies mede door middel van Google Analytics. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Zie voor een toelichting www.veiliginternetten.nl.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Xelio en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar : info@xelio.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Xelio wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Xelio neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Versie augustus 2023