Werkkostenregeling 2021

Inmiddels is het al najaar en betekent dat ook dat de balans met betrekking tot de werkkostenregeling weer opgemaakt kan worden. Het uitgangspunt van de werkkostenregeling (WKR) is dat alles wat aan een werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt, loon is. Een aantal zaken zijn echter uitgezonderd, kennen een nihilwaarde of mogen onbelast vergoed worden. In dit bericht nemen we u in vogelvlucht mee in de regels rondom de WKR in 2021.

Vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling mag u een bepaald percentage van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikkingstellingen. In 2021 is de vrije ruimte verhoogd naar 3% van de loonsom tot € 400.000. Over het bedrag boven de € 400.000,- bedraagt de vrije ruimte 1,18%. Wordt er meer besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen dan de vrije ruimte toelaat, dan betaald u als werkgever 80% eindheffing.

Wat valt o.a. niet onder de vrije ruimte:

Intermediaire kosten (kosten die normaliter voor de zaak zijn maar in principe door de werknemer voorgeschoten) zoals

• postzegels;
• printerpapier;
• brandstofkosten auto van de zaak.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling zoals

• abonnementen voor openbaar vervoer;
• reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
• verhuiskosten vanwege werk;
• maaltijden bij overwerk;
• arbo voorzieningen, denk aan werkplek thuis;
• sinds 2020: aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling

Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunt u belastingvrij verstrekken als u deze nodig vindt voor het werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang.

Nihilwaarderingen werkkostenregeling zoals

• ter beschikking gestelde werkkleding dat op de werkplek achterblijft of werkkleding met een logo van tenminste 70 cm2;
• arbo voorzieningen;
• koffie en thee op de werkplek;
• tussendoortjes zoals koek, fruit en gebak;
• fitnessruimte op de werkplek.

Budget beoordelen voor einde van het jaar

Gedurende het jaar zijn er wellicht bestedingen geweest die onder de vrije ruimte vallen. Daarom is het belangrijk om nu de balans op te maken. Bijvoorbeeld om tegen het einde van het jaar een eenmalige kerstgratificatie te geven of andere zaken te vergoeden of te verstrekken. Wanneer de vrije ruimte wordt overschreden betaald u als werkgever namelijk 80% eindheffing. Wanneer de ruimte niet is benut, kunt u het restant niet meenemen naar volgend jaar.

Tips eindejaarsbudget

Een paar tips om het eindejaarsbudget vast te stellen:

• maak de balans op hoeveel ruimte er al is gebruikt
• zijn alle overwerkmaaltijd goed geboekt op de personele kosten (niet WKR)
• zijn alle kantinekosten zoals koffie, thee en fruit juist geboekt (niet WKR)
• zijn er feesten, bbq’s en uitjes geweest die niet zakelijk waren
• hoeveel verstrekkingen en vergoedingen zijn er voor het personeel geweest
• zijn er fietsen vergoed
• zijn de gerichte vrijstellingen, noodzakelijkheidscriteria en de nihil waarderingen juist geboekt?

Hoe groot is de ruimte?

Kijk online in ons systeem Xelio (powerd by Nmbrs) hoeveel vrije ruimte er is opgebouwd. Het overzicht van de vrije ruimte is te vinden onder salaris documenten (overzicht WKR).
Let op! Vaste kostenvergoedingen die niet onderbouwd zijn maar uitbetaald worden middels de salarisadministratie worden standaard toegerekend aan de vrije ruimte.

Wanneer dit allemaal in beeld is kunt u de bestedingen van de ingeschatte vrije ruimte aftrekken en kunt u de balans opmaken hoeveel er nog te besteden is aan het einde van het jaar. Denk daarbij aan:

• Vakbondscontributie
• Kerstpakketten (inclusief bezorgkosten)
• Kerstdiner
• Netto bonussen

Wordt het krap? Denk dan even aan de volgende dingen:

• Bbq of etentje op de werkvloer is slechts € 3,35 per werknemer
• Laat de salarisadministratie een berekening maken bij het verstrekken van een netto bonus. Soms is de eindheffing van 80% goedkoper dan bruteren.

Wilt u meer informatie over de werkkostenregeling of advies hoe hier mee om te gaan, neem dan contact op met uw contactpersoon bij Xelio.